Die E-Rechnung rückt immer mehr in den Fokus von Unternehmen und Selbstständigen. Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine verpflichtende Neuerung in Kraft, die insbesondere Unternehmer im B2B-Bereich betrifft: Rechnungen müssen dann in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG), das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
Klassische PDFs, Excel-Dateien oder Papierformate reichen nicht mehr aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ziel dieser Regelung ist es, Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und die Transparenz im Umsatzsteuersystem zu erhöhen. Eine E-Rechnung ist immer dann verpflichtend, wenn der Empfänger ein Unternehmen im Inland ist und der Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer die Grenze von 250,- EUR überschreitet. Eine Rechnung an einen Privatkunden kann wie bisher als einfaches PDF erstellt und versendet werden.
Für Selbstständige bietet die Umstellung sowohl Herausforderungen als auch Chancen. Die Umstellung erfordert eine Überprüfung und gegebenenfalls Aktualisierung der eingesetzten Rechnungssysteme. Gleichzeitig können durch die Digitalisierung der Prozesse Effizienzgewinne erzielt werden. Zudem gilt ab 2025: Nur ordnungsgemäß ausgestellte E-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Unternehmer sollten sich frühzeitig auf den neuen Standard vorbereiten, um Rechtsunsicherheiten und Verzögerungen zu vermeiden.
Zu den gängigen Formaten gehören die „XRechnung“ und „ZUGFeRD 2.0“. Während die XRechnung ausschließlich als maschinenlesbare XML-Datei vorliegt, kombiniert ZUGFeRD eine visuelle PDF-Darstellung mit maschinenlesbaren Daten. Wichtig ist, dass die elektronische Archivierung den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) entspricht.
Ab 2025 müssen Unternehmen mindestens in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, eine Pflicht zum Versenden folgt voraussichtlich später. Es empfiehlt sich, Lieferanten und Geschäftspartner bereits jetzt auf E-Rechnungen umzustellen und ein geeignetes System zur Verarbeitung und Archivierung einzurichten. Nutzen Sie diese Veränderungen als Chance, Ihre internen Prozesse zukunftssicher zu gestalten.
Autor: Nicolas Schiffler
